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Comment l'intégration fonctionne?

Integration erplain et QuickBooks


Cet article vous explique comment l'intégration entre erplain et QuickBooks Online fonctionne.  Des information supplémentaires ainsi que des détails sur l'utilisation de l'intégration sont disponibles sur cette page.


Produits

Une fois la connection entre erplain et QuickBooks Online faite, vous pouvez importer vos produits créés sur QuickBooks Online vers erplain, ou vous pouvez aussi exporter vos produits créés sur erplain vers QuickBooks.

Une fois que vos produits sont téléchargés sur les deux applications, tous les changements réalisés sur erplain seront automatiquement mis à jour sur QuickBooks et vice versa. 

Veuillez noter que vous n'avez pas besoin de convertir vos produits en articles "hors stock". 


Cliquez-ici pour plus d'information sur la synchronisation des produits.


Clients

Vous pouvez importer vos clients de QuickBooks Online vers erplain. Une fois les clients importés, ils seront synchronisés dans les deux sens entre les deux applications. 

Nous vous recommandons de créer vos clients sur erplain car ils seront envoyés automatiquement à QuickBooks lorsqu'une facture est créée avec un nouveau client. Si vous créez un client sur QuickBooks, vous pouvez faire un nouvel import des clients vers erplain. Seulement les nouvelles fiches client seront envoyées à erplain.


Cliquez-ici pour plus d'information sur la synchronisation des clients.


Fournisseurs

Vous pouvez importer vos fournisseurs de QuickBooks Online vers erplain. Une fois les fournisseurs importés, ils seront synchronisés dans les deux sens entre les deux applications. 

Nous vous recommandons de créer vos fournisseurs sur erplain car ils seront envoyés automatiquement à QuickBooks lorsqu'un ordre d'achat est créé avec pour un nouveau fournisseur. Si vous créez un fournisseurs sur QuickBooks, vous pouvez faire un nouvel import des fournisseurs vers erplain. Seulement les nouvelles fiches fournisseurs seront envoyées à erplain.


Cliquez-ici pour plus d'information sur la synchronisation des clients.


Factures, Avoirs, Remboursements

Par défaut, toutes les nouvelles factures créées sur erplain seront envoyées vers QuickBooks Online. Veuillez noter que la facture elle-même, incluant le client et les produits, est envoyée à QuickBooks, ce n'est pas une simple écriture de journal.

Idem pour les avoirs (ou notes de crédit) et les remboursements. 

Si vous créez une facture depuis QuickBooks Online, elle ne sera pas envoyée sur erplain. Cependant, les ajustements de stock résultants de cette facture seront bien synchronisés. 


Cliquez-ici pour plus d'information sur la synchronisation des factures.


Ordres d'achat et Facture d'achat (dépense)

Par défaut, tous les nouveaux ordres d'achat créés sur erplain seront envoyés vers QuickBooks Online. Veuillez noter que l'ordre d'achat lui-même, incluant le fournisseur et les produits, est envoyé à QuickBooks, ce n'est pas une simple écriture de journal.

Si vous créez un ordre d'achat depuis QuickBooks Online, il ne sera pas envoyé sur erplain. Cependant, les ajustements de stock résultants de cette opération seront bien synchronisés. 

Lorsque vous recevez les produits, cliquez sur "Recevoir les produits" dans erplain, et une dépense sera créée sur QuickBooks. 


Des informations supplémentaires sur les ordres d'achat et les livraisons sont disponibles dans cet article.


Stock

Sur erplain, le stock réel est mis à jour dès que vous créez un de ces documents :

- Bons de livraison (à partir de bons de commande)
- Factures (facture directe, pas à partir d'un ordre d'achat)
- Retours produit
- Entrées de stock
- Sorties de stock
- Livraisons (à partir d'ordres d'achat)


erplain synchronise le stock réel avec QuickBooks pour toutes ces transactions à l'exception des bons de livraisons. Les bons de livraisons sont créés à partir de bons de commande, et QuickBooks Online ne les prends pas en charge.

Entre le moment où vous créez un bon de livraison sur erplain et celui où vous créez la facture depuis le bon de commande ou ce bon de livraison, vous constaterez une difference temporaire de l'état des stocks entre erplain et QuickBooks. Vous pouvez accéder aux niveaux de vos stocks à tout moment dont ceux de QuickBooks directement dans erplain. Allez simplement dans le menu "Gestion des stocks", puis "Niveau de stock".



Entrepôts multiples

Vous pouvez paramétrer plusieurs lieux de stockage dans erplain afin de suivre le stock, les ventes et les achats depuis chaque emplacement.

QuickBooks Online permet de suivre le stock dans un seul lieu de stockage. Si vous créez des ventes, achats et ajustements de stock dans QuickBooks, le stock sera mis à jour dans le lieu de stockage sélectionné par défaut lors de la configuration des paramètres de QuickBooks avec erplain. 


Coût

erplain utilise la méthode du Coût Unitaire Moyen Pondéré (CUMP) pour calculer le coût d'un produit et la valorisation des stocks, alors que QuickBooks utilise la méthode de PEPS (Premier Entré Premier Sorti, ou FIFO en anglais, First In First Out).  Il est donc normal d'avoir une différence dans la valeur du coût entre les deux systèmes. Ce n'est pas un problème mais plutôt un moyen d'avoir une donnée supplémentaire sur votre activité : vous avez le PEPS sur QuickBooks et le CUMP sur erplain.


Cliquez-ici pour plus d'information sur le calcul du coût.




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