Mettre à jour des données

Dans cette section vous retrouverez toutes les informations utiles pour mettre à jour vos prix, vos niveaux de stock mais aussi vos produits et vos contacts.

Prérequis

Comme lors d'un import, certaines informations ne peuvent pas être créées par l'action d'un fichier .csv. C'est notamment le cas des devises, niveaux de prix, abréviations de taxes et lieux de stockage.

Avant de commencer votre mise à jour nous vous invitons à créer/modifier vos devises, niveau de prix, abréviations de taxe et lieux de stockage.

Selon le type de données à mettre à jour (produit, fournisseur, client, prix, niveau de stock) ,vous pourrez être dispensés "D" ou obligés "O" de créer certaines de ces informations au préalable dans erplain (si celles-ci n'existent pas déjà).

information / type de données

produit

prix

niveau de stock

fournisseur

client

abréviations de taxe

     O

    D

           D

        O

     O

niveaux de prix

     D

    O

           D

        O

     O

devises

     D

    D

           D

        O

     O

lieux de stockage

     O

    D

           O

        D

     D


Important: Les fichiers de plus de 10000 lignes doivent être téléchargés en plusieurs fois. Si vous avez beaucoup de lignes, nous vous recommandons de filtrer les exports par tags, niveau de prix, fournisseur, etc, afin d'éviter d'avoir des fichiers de plus de 10000 lignes.


Vulgariser les étapes d'une mise à jour de données

*En utilisant la photographie pour faire un paralléle avec la mise à jour de données

Mettre à jour vos données, c'est, exporter vos données sur un fichier "export.csv ", rééditer ce fichier, puis le réimporter dans erplain.

Mettre à jour vos données dans erplain pourrait être assimilé au fait de prendre une photo de vos données, retoucher cette photo, puis remplacer l'original par la photo retouchée.


Exporter vos données sur un fichier export.csv

Exporter des données se fait depuis le Menu Paramètres > Exporter des données.

Depuis cet écran, il est possible de choisir le type de données à exporter.

Par exemple, si vous souhaitez exporter vos prix, allez dans la catégorie "Produits & Services " et cliquez simplement sur "Prix".


Une fois le type de données selectionné, vos données apparaissent. Vous pouvez filtrer vos données si nécessaire, puis cliquez sur le bouton d'action "exporter" pour commencer l'export vers un fichier "export .csv".

Ouvrir un fichier export.csv

Une fois le téléchargement terminé, ouvrir le fichier "export.csv" avec Google Sheets. Pour savoir comment ouvrir et enregistrer un fichier Google Sheets nous vous invitons à suivre cette vidéo:

Une erreur s'est produite?

Essayez de regarder cette vidéo sur www.youtube.com, ou activez JavaScript dans votre navigateur si ce n'est pas déjà le cas.

Attention: Excel, Numbers ainsi qu’une grande majorité de tableurs ne gèrent pas le format .csv conformément aux standards et risquent de corrompre votre fichier. Nous vous invitons à employer systématiquement Google Sheets pour vos mise à jour et vos imports classiques.

Les règles d'édition d'un fichier export.csv

Qu'il s'agisse d'une mise à jour des prix, des stocks, des produits ou des contacts, les règles à appliquer lors de l'édition du fichier "export.csv" sont les mêmes.

Ce qu'il est possible de faire dans le fichier (dans les colonnes modifiables*):

  • Remplacer une donnée

Exemple: Je peux remplacer le nombre de quantités de stock réel d'un produit "17" par un autre nombre, "10".

  • Supprimer une donnée

Exemple: Je peux également supprimer "17" pour signifier qu'il n'y a pas de stock pour ce produit.

  • Ajouter une donnée

Exemple: Je peux ajouter des tags,  un coût initial  à mes produits.

Note* - Colonnnes modifiables - Certaines colonnes ne peuvent être modifiées. Dans ce cas la mention "ne peut être mis à jour" apparait dans le titre de la colonne.


Ce qu'il n'est pas possible de faire dans le fichier:

  • Modifier le format du fichier

Exemple: Je dois conserver l'ordre des colonnes, le nom des colonnes, le format .csv, etc...

  • Ajouter/Supprimer des lignes

Exemple : Je ne peux pas ajouter un produit ni supprimer un fournisseur.

  • Effectuer des modifications dans la première colonne "id"


Réimporter un fichier export.csv

Une fois le fichier modifié puis enregistré depuis Google Sheets, vous pouvez le réimporter dans erplain depuis le Menu Paramètres > Importer des données > Sélectionner le [type de données] (*)



> Choisir un fichier > Mettre à jour les [type de données]




Attention: Une fois le fichier choisi, veillez à bien cliquer sur "Mettre à jour les [type de données]" et non "Importer les [type de données]".

Les messages d'erreur

Lorsque une erreur est repérée dans le fichier, erplain bloque l’import et affiche un message d’erreur, vous indiquant l’erreur à corriger.

Exemple avec une colonne manquante dans le fichier "export.csv":






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