Le workflow de vente est très flexible sur erplain. Vous pouvez commencer le processus de vente en créant l'un des documents suivants :
- Devis (ou estimation)
- Bons de commande
- Factures
Pour plus d'informations, veuillez-vous reporter à l'article sur le workflow de ventes.
- Pour créer un bon de commande, allez dans le menu "Ventes" > "Bons de commande" :
- Cliquez ensuite sur "Créer Bon de commande" et suivez les instructions sur le côté gauche du formulaire. Nous vous conseillons de toujours commencer par sélectionner le client car erplain remplira automatiquement les valeurs par défaut pour ce client (niveau de prix, adresse, devise, etc.)
- Puis, ajoutez les produits au devis. Reportez-vous au tutoriel sur l'ajout de produits si vous avez besoin d’aide.
- Vous pouvez ensuite ajouter des notes pour le client, mettre à jour les conditions générales de vente, insérer des notes internes pour vous et votre équipe ou encore joindre des fichiers pour référence ultérieure.
- Enregistrez
PDF et email
- Une fois le devis enregistré, vous pouvez générer un document PDF en cliquant sur PDF.
- Vous pouvez également l'envoyer par e-mail directement depuis erplain en cliquant sur 'Envoyer par e-mail' :
Pour modifier les informations qui seront inclues dans vos PDF, naviguez dans le menu "Paramètres" > "Paramètres de l’entreprise" > "Réglages PDF". Plus d'informations dans l'article sur les réglages PDF.
L’état des stocks
La création d'un bon de commande met à jour votre stock disponible. Le stock réel sera mis à jour lorsqu’un bon de livraison pour la commande sera créé. Tous les produits inclus dans un bon de commande mais pas encore dans un bon de livraison seront réservés.
Pour plus d'informations sur la mise à jour du stock lors des ventes, veuillez-vous reporter à l'article sur le workflow de ventes.
Gérer les bons de livraison
Tous les produits inclus dans les bons de livraison seront enlevés du stock réel, quel que soit le statut du bon de commande.
Pour créer un bon de livraison, cliquez sur "Créer un bon de livraison" directement à partir du bon de commande :
Plus d'informations dans cet article sur les bons de livraison.
Quantités restantes
Une fois un bon de commande créé, vous pouvez voir le nombre de produits restants à livrer, qui n'est donc pas encore inclus dans des bons de livraison, directement depuis le bon de commande :
Gérer la facturation
Vous pouvez créer une ou plusieurs factures directement à partir de votre bon de commande. Il suffit de cliquer sur "Créer une facture" :
Plus d'informations dans cet article sur la facturation.
Gérer vos réapprovisionnements
La fonctionnalité de réapprovisionnement vous permet de créer automatiquement un ordre d'achat à partir du bon de commande, soit en fonction des quantités manquantes pour satisfaire la commande, soit simplement en utilisant les mêmes quantités que le bon de commande.
Plus d'informations dans cet article sur le réapprovisionnement à partir d'un bon de commande.
Le statut du bon de commande
Le statut d'un bon de commande peut être "Actif", "Terminé manuellement", "Terminé automatiquement" ou "Annulé". Juste après sa création, le statut du bon de commande est "Actif".
Il sera "Terminé automatiquement" après que ces conditions soient remplies
1. Tous les produits du bon de commande sont dans un ou plusieurs bons de livraison, et le statut du ou des bons de livraison est sur "Livré"
2. Tous les produits du bon de commande sont livrés
3. Toutes les factures du bon de commande sont "payées"
Le statut du bon de commande sera alors "Terminé automatiquement" :
Le statut "Terminé manuellement" s'affichera si vous cliquez sur "Commande terminée" dans le bon de commande. Cela peut être utilisé si vous n'avez pas l'intention d'expédier tous les produits du bon de commande mais que vous souhaitez néanmoins fermer le bon de commande manuellement. Dans ce cas, votre stock disponible augmentera en fonction du nombre de produits restants dans le bon de commande et non inclus dans des bons de livraison.
Vous pouvez toujours réouvrir le bon de commande en cliquant sur "Réactiver le bon de commande" :
Pour annuler un bon de commande, cliquez sur "Annuler le bon de commande" :
Le tableau de bord des bons de commande
Après avoir cliqué sur le menu "Bons de commande", vous verrez la liste de vos bons de commande, ainsi que leur statut :
Pour chaque bon de commande, vous avez le statut détaillé pour chaque étape. Placez la souris sur (ou touchez) chaque ligne pour avoir plus de détails.
Vous pouvez bien sûr filtrer vos bons de commande selon le statut, client, date, etc., en cliquant sur "Afficher/Masquer les filtres".
Pour plus d'informations sur l'utilisation des filtres et des onglets, reportez-vous à cet article.
Retours produits, avoirs et remboursements
Vous pouvez créer un retour produit directement à partir du bon de commande. De là, vous pourrez ensuite générer un avoir (note de crédit) ou un remboursement. L'option "Créer un Retour produit" apparaitra dès qu'un bon de livraison au moins a le statut "Livré".
Plus d'informations sur les retours, avoirs (ou notes de crédit) et remboursements dans cet article.
Dupliquer un bon de commande
Vous pouvez dupliquer un bon de commande si vous souhaitez en créer un identique. Ouvrez simplement le bon de commande à copier puis cliquez sur "Dupliquer" :
