Numéros de lot et dates d'expiration

La gestion des numéros de lot est une fonctionnalité importante pour de nombreuses entreprises. Elle permet la traçabilité de vos produits sur l’ensemble de la chaîne logistique.  Vous pouvez également utiliser un numéro de lot unique pour chaque référence, cela vous permet de suivre les numéros de série.

Chaque numéro de lot peut avoir une date d'expiration et un numéro de code-barres.


Créer un numéro de lot

1. Pour activer la traçabilité de vos produits, commencez par ouvrir un produit existant (menu Produits et Services > Produits), puis cliquez sur 'Commencer le suivi des numéros de lot' :

Veuillez noter que les numéros de lot ne sont pas disponibles pour les produits qui ont des Packs.


2. Si vous avez plusieurs lieux de stockage, sélectionnez le lieu :


3. Cliquez sur 'Ajouter un lot':


Tapez le numéro de lot, la quantité, la date d'expiration et scannez (ou tapez) le code-barres. La date d'expiration et le code-barres sont optionnels.

Chaque numéro de lot doit être unique.


IMPORTANT : Après avoir créé un numéro de lot, il n'est plus possible de changer la quantité à partir de cette page. Et ce, afin de pouvoir conserver la traçabilité de vos produits.


4. Cliquez sur :


Félicitations, vous avez créé votre premier lot!


Éditer et Ajouter des lots

Après avoir créé au moins un lot pour un produit, vous pouvez éditer et ajouter des lots en ouvrant un produit et en cliquant sur 'Afficher les numéros de lot' :


Sélectionnez les numéros de lot dans vos Ventes / Achats / Mise à jour de stock

Maintenant que vous avez créé des numéros de lot, vous pouvez les sélectionner directement pendant la création de vos transactions (Factures, Bons de commande, Ordres d'achat, Entrées de stock, ...).


1. Sélectionnez les lots dans vos transactions :

Commencez par ajouter vos produits à votre transaction. Si les produits ont des numéros de lot, vous verrez cet icône à côté de la quantité :


2. Cliquez sur l'icône, puis 'Sélectionnez une option' pour sélectionner le lot :


Si vous voulez laisser erplain allouer les numéros de lot automatiquement, cliquez sur 'Allouer automatiquement' :

Si vos lots ont des dates d'expiration, 'Allouer automatiquement' choisira les lots avec les dates d'expiration les plus proches. Sinon, les lots créés il y a le plus longtemps seront selectionnés.


3. Confirmez la quantité pour chaque lot. Veuillez noter que la quantité totale ne peut pas être plus grande que la quantité de la transaction :


4. Enregistrez :


Note: La sélection des lots est disponible au moment de la création de la livraison des ordres d'achat mais pas dans les ordres d'achat. 


Créer un nouveau lot directement lors de la livraison d'un ordre d'achat

Lorsque vous recevez les produits d'un ordre d'achat (Bouton 'Recevoir les produits'), il est possible de créer un nouveau lot à partir de l'écran de sélection de lot. Commencez à taper le numéro de lot et appuyez sur Entrée pour valider:


Créer un nouveau lot directement à partir d'une entrée de stock

Lors de la création d'une entrée de stock, il est possible de créer un nouveau lot à partir de l'écran de sélection de lot. Commencez à taper le numéro de lot et appuyez sur Entrée pour valider:


Suivi des numéros de lot

Maintenant que vous avez créé vos numéros de lot, vous pouvez faire le suivi de chaque lot individuellement.

1. Ouvrez le menu Lots a partir du menu Produits & Services > Produits :



A partir de cette page, vous pouvez consulter tous les numéros de lot que vous avez créés :



2. Cliquez sur un numéro de lot pour ouvrir toutes les transactions qui incluent ce lot. erplain affichera, par categorie, toutes les transactions correspondantes. Par exemple, toutes les factures avec ce numéro de lot :


Cliquez sur les autres catégories pour consulter la liste des transactions.


Ajustement de stock pour produits avec numéros de lot

Si vous avez besoin de faire des ajustements manuels de stock pour des produits qui ont des numéros de lot, il est nécessaire d'utiliser les entrées et sorties de stock. C'est, en effet, la seule méthode pour pouvoir préserver la traçabilité de vos produits. Ainsi, il n'est pas possible de mettre à jour la quantité de vos produits avec numéros de lot à partir de la page 'Mise à jour de l'inventaire'.



Assemblages de produits et kits avec numéros de lot

Vous pouvez inclure des produits avec numéro de lot dans vos assemblages. Quand vous transformez l'assemblage, vous avez la possibilité de sélectionner les numéros de lot :


Vous pouvez aussi créer un numéro de lot directement à partir de cette page quand vous transformez un assemblage :


Vous pouvez consulter plus d'information sur les assemblages sur cette page.


À noter : Les lots et dates d'expiration sont seulement disponibles dans l'abonnement Premium.

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