Importer des clients

Dans cette section, vous retrouverez toutes les informations utiles afin d'importer vos nouveaux clients via le fichier d'import client:


Prérequis

Les noms de taxes et leurs abréviations ainsi que les niveaux de prix et devises ne sont pas créés au moment de l’import.
Nous vous invitons à créer/modifier vos taxes, vos devises et vos niveaux de prix au préalable dans erplain.
Dans un second temps, vous pourrez renseigner votre fichier .csv avec les abréviations de taxe, les niveaux de prix et les devises existant(e)s.

Astuces pour nouveaux utilisateurs

Pour votre premier import de clients via un fichier .csv nous vous conseillons de créer quelques clients manuellement au préalable. Créer un client manuellement est facile et intuitif. Cette première étape vous permettra de vous familiariser avec les champs à remplir dans erplain, que vous retrouverez en noms de colonne dans votre fichier .csv.

N.B: Faire des erreurs de saisie lors de son premier import est une chose assez fréquente.

Pour votre première fois, nous vous suggérons de commencer par un import simple à corriger, avec trois clients maximum. Ainsi, si vous faites des erreurs, votre fichier sera bien plus simple à corriger.

Télécharger le fichier modèle .csv

Importer de nouveaux clients se fait directement depuis le Menu Paramètres > Importer des données, grâce au fichier "import-client-modèle.csv" disponible via le lien “Téléchargement”


Depuis la page "importer des données", sélectionner “Clients” (1) puis cliquer sur “téléchargement” (2).


Ouvrir le fichier modèle .csv

Une fois le téléchargement terminé, ouvrir le fichier "import-client-modèle.csv" avec Google Sheets. Pour savoir comment ouvrir et enregistrer un fichier Google Sheets nous vous invitons à suivre cette vidéo:



Attention: Excel, Numbers ainsi qu’une grande majorité de tableurs ne gèrent pas le format .csv conformément aux standards et risquent de corrompre votre fichier. Nous vous invitons à employer systématiquement Google Sheets pour vos imports.

Comprendre la logique du fichier modèle .csv 

Le fichier "import-client-modèle.csv" est un modèle de fichier destiné à l’import de vos nouveaux clients. Il est à la fois votre exemple, puis une fois personnalisé, votre document final. Son format n’est pas modifiable.

La logique de ce document repose sur quatre éléments:

Les saisies disponibles: Dans les colonnes "statut client", "type de taxe" et "termes", il est possible de saisir uniquement un mot ou groupe de mots parmi les saisies disponibles. Ci-dessous vous trouverez un récapitulatif des saisies disponibles pour chaque colonne concernée.


Les clients: Chaque client est représenté sur une même ligne et possède son propre identifiant (ID client) et Nom.

Si vous avez créé des clients manuellement avant l'import, assurez vous d'utiliser des identifiants (ID client) et des noms différents pour chaque client.

Les clients à adresses multiples: Votre client peut avoir plusieurs adresses, par exemple, l'adresse de son entrepôt et l'adresse de son siège.

Dans le cas où votre client à plusieurs adresses, il vous suffira de créer une nouvelle ligne pour chaque nouvelle adresse. Dans la nouvelle ligne, remplissez seulement la nouvelle adresse (Pays, Adresse 1, Adresse 2, Code postal, Ville, Nom de lieu) en laissant vide les autres champs de la ligne.

Taxe: Dans la colonne "Taxe" du fichier, la mention "TVA" est l'abréviation de la taxe (préalablement créée dans erplain), à ne pas confondre avec le nom de la taxe.

Envoyer mon fichier client .csv vers erplain
Une fois le fichier modifié puis enregistré depuis Google Sheets, vous pouvez le réimporter dans erplain depuis le Menu Paramètres > Importer des données > Choisir le fichier > Importer les clients




Attention: Une fois le fichier choisi, veillez à bien cliquer sur "Importer les clients" et non "Mettre à jours les clients".

Les messages d'erreur
 Lorsque une erreur est repérée dans le fichier, erplain bloque l’import et affiche un message d’erreur, vous indiquant l’erreur à corriger.


Exemple avec deux clients ID déjà utilisés dans la colonne "ID client":



Pour plus d'information sur l'import de vos produits, clients et fournisseurs dans erplain, veuillez cliquez ici.

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