Numéros de lot et dates d'expiration (Nouvelle version)

La gestion des numéros de lot est une fonctionnalité importante pour de nombreuses entreprises. Elle permet la traçabilité de vos produits sur l’ensemble de la chaîne logistique. Vous pouvez également utiliser un numéro de lot unique pour chaque référence, cela vous permet de suivre les numéros de série.

Chaque numéro de lot peut avoir une date d'expiration et un numéro de code-barres.

Note : Les lots et dates d'expiration sont seulement disponibles dans l'abonnement Premium.

Activer le suivi des lots


Nouveaux produits

Vous pouvez créer un produit et activer le suivi des numéros de lots en même temps. Pour ce faire aller dans le menu Produits > Produits et cliquer sur Créer. Vous aurez la possibilité de sélectionner le type de produit, choisissez "Suivi des lots" :


Produits existants

Pour activer le suivi des lots pour des produits existants, commencez par ouvrir le produit (menu Produits > Produits), puis cliquez sur 'Commencer à suivre les numéros de lot' :



Veuillez noter que les numéros de lot ne sont pas disponibles pour les produits qui ont des Packs.


IMPORTANT : Une fois que vous avez activé le suivi des lots pour un produit, il n'est pas possible de revenir à un produit normal. Les lots changent la structure des produits.


Si le produit existant a déjà des stocks, il faut allouer le stock vers les numéros de lot.

- Ouvrez le produit et cliquez sur "Voir les numéros de lot":




- Si vous avez plusieurs lieux de stockage, sélectionnez le lieu et cliquez sur "Ajouter un lot":




- Tapez le numéro de lot, la quantité, la date d'expiration et scannez (ou tapez) le code-barres. La date d'expiration et le code-barres sont optionnels.



Chaque numéro de lot doit être unique.

IMPORTANT : Après avoir créé un numéro de lot, il n'est plus possible de changer la quantité à partir de cette page. Et ce, afin de pouvoir conserver la traçabilité de vos produits.

- Cliquez sur : "Enregistrer pour ce lieu de stockage"

Félicitations, vous avez créé votre premier lot!


Éditer et Ajouter des lots

Après avoir créé au moins un lot pour un produit, vous pouvez éditer et ajouter des lots en ouvrant un produit et en cliquant sur 'Voir les numéros de lot' :



Sélectionnez les numéros de lot dans vos Ventes / Achats / Mise à jour de stock

Maintenant que vous avez créé des numéros de lot, vous pouvez les sélectionner directement pendant la création de vos transactions (Factures, Bons de commande, Ordres d'achat, Entrées de stock, ...).

1. Sélectionnez les lots dans vos transactions :


Commencez par ajouter vos produits à votre transaction. Si les produits ont des numéros de lot, vous verrez cet icône à côté de la quantité :



2. Cliquez sur l'icône, puis cliquez dans le champ Numéro de lot pour sélectionner le lot :

Vous verrez la liste de numéros de lots correspondant à ce produit: 

Sélectionner le numéro de lot et la quantité. Vous pouvez sélectionner plusieurs numéros de lot en ajustant la quantité.


Si vous voulez laisser erplain allouer les numéros de lot automatiquement, cliquez sur 'Allouer automatiquement' :


Si vos lots ont des dates d'expiration, 'Allouer automatiquement' choisira les lots avec les dates d'expiration les plus proches. Sinon, les lots créés il y a le plus longtemps seront sélectionnés.

3. Confirmez la quantité pour chaque lot. Veuillez noter que la quantité totale ne peut pas être plus grande que la quantité de la transaction :



4. Enregistrez

Note: La sélection des lots est disponible au moment de la création de la livraison des ordres d'achat mais pas dans les ordres d'achat.



Créer un lot lors d'une livraison ou d'une entrée de stock

Lorsque vous recevez les produits d'un ordre d'achat (Bouton 'Recevoir les produits') ou lorsque vous créez une entrée de stock, il est possible de créer un nouveau lot à partir de l'écran de sélection de lot. Commencez à taper le numéro de lot et appuyez sur Entrée ou cliquez sur le signe + pour valider:




Suivi des numéros de lot

Maintenant que vous avez créé vos numéros de lot, vous pouvez faire le suivi de chaque lot individuellement.

1. Ouvrez le menu Lots à partir du menu Produits  > Lots:



À partir de cette page, vous pouvez consulter tous les numéros de lot que vous avez créés :




2. Cliquez sur un numéro de lot pour ouvrir toutes les transactions qui incluent ce lot. erplain affichera, par catégorie, toutes les transactions correspondantes. Par exemple, toutes les entrées de stock avec ce numéro de lot :




Cliquez sur les autres catégories (factures, livraisons, ...) pour consulter la liste des transactions.



Ajustement de stock pour produits avec numéros de lot

Si vous avez besoin de faire des ajustements manuels de stock pour des produits qui ont des numéros de lot, il est nécessaire d'utiliser les entrées et sorties de stock. C'est, en effet, la seule méthode pour pouvoir préserver la traçabilité de vos produits. Ainsi, il n'est pas possible de mettre à jour la quantité de vos produits avec numéros de lot à partir de la page 'Mise à jour des stocks'.

Assemblages de produits et kits avec numéros de lot

Vous pouvez inclure des produits avec numéro de lot dans vos assemblages. Quand vous transformez l'assemblage, vous avez la possibilité de sélectionner les numéros de lot :


Vous pouvez aussi créer un numéro de lot directement à partir de cette page quand vous transformez un assemblage :

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