Le workflow de vente est très flexible sur erplain. Vous pouvez commencer le processus de vente en créant l'un des documents suivants :
1.Devis (ou estimation)
2. Bons de commande
3. Factures
Pour plus d'informations, veuillez-vous reporter à l'article sur le workflow de vente.
Créer un bon de commande
Pour créer un bon de commande, allez dans le menu "Ventes" > "Bons de commande" :
Cliquez ensuite sur "Créer":
Il est recommandé de commencer par sélectionner le client car erplain affichera automatiquement les valeurs par défaut (adresse, niveau de prix, devise, lieu de stockage,...) de ce client :
Si vous devez créer un nouveau client, cliquez sur le bouton + :
Le numéro du document sera automatiquement renseigné. Vous pouvez laisser la valeur par défaut ou la personnaliser : erplain générera le numéro suivant en utilisant le même format. Par exemple, si vous saisissez "D00-ABC1", le suivant sera "D00-ABC2".
Remplissez les informations dont vous avez besoin pour créer cette transaction.
Le champ Référence externe est généralement utilisé pour le numéro de bon de commande fournisseur, mais peut être utilisé à d'autres fins pour identifier cette transaction.
La saison est une autre façon de catégoriser les transactions, habituellement utilisée pour faire référence à une période.
Le gestionnaire de compte peut être utilisé pour suivre les ventes de votre équipe de vente.
Habituellement utilisé pour les ventes B2C, cochez l'option "Inclure les taxes dans les prix unitaires" si vous souhaitez que les taxes soient incluses dans le prix du produit.
Ajout de produits au bon de commande :
Suivant : Ajoutez les produits à la transaction :
Vous pouvez trouver des instructions détaillées pour ajouter des produits dans cet article.
Notes - Conditions générales de vente - Fichiers joints
Vous pouvez ensuite ajouter des notes pour vos clients, mettre à jour les conditions générales de vente, ajouter des notes internes pour vous et votre équipe. Vous pouvez aussi joindre des fichiers pour référence ultérieure.
Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé de créer le bon de commande.
PDF et e-mail
Une fois que vous avez enregistré le devis, vous pouvez générer un document PDF en cliquant sur PDF :
Vous pouvez ensuite l'envoyer par email directement depuis Erplain en cliquant sur le bouton Action puis 'Envoyer par email' :
Vous pouvez créer des modèles (templates) d'e-mails pour éviter de ressaisir les mêmes informations à chaque fois. Vous pouvez trouver plus d'informations sur cette page : Templates d'e-mails.
Vous pouvez modifier vos paramètres PDF dans le menu Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Paramètres PDF. Plus d'informations dans cet article : Paramètres PDF.
Niveau de stock
La création d'un bon de commande met à jour votre stock disponible. Le stock réel sera mis à jour lorsqu’un bon de livraison pour la commande sera créé. Tous les produits inclus dans un bon de commande, mais pas encore dans un bon de livraison seront réservés.
Pour plus d'informations sur la mise à jour du stock lors des ventes, veuillez-vous reporter à l'article sur le workflow de ventes.
Gérer les bons de livraison
Tous les produits inclus dans les bons de livraison seront enlevés du stock réel, quel que soit le statut du bon de livraison.
Pour créer un bon de livraison, cliquez sur "Créer un bon de livraison" directement à partir du bon de commande :
Vous trouverez plus d'informations dans cet article sur les bons de livraison.
Quantités restantes
Une fois un bon de commande créé, vous pouvez voir le nombre de produits restants à livrer, qui n'est donc pas encore inclus dans des bons de livraison, directement depuis le bon de commande :
Gérer la facturation
Vous pouvez créer une ou plusieurs factures directement à partir de votre bon de commande. Il suffit de cliquer sur "Créer une facture" :
Plus d'informations dans cet article sur la facturation.
Gérer vos réapprovisionnements
La fonctionnalité de réapprovisionnement vous permet de créer automatiquement des ordres d'achat à partir du bon de commande, soit en fonction des quantités manquantes pour satisfaire la commande (Bouton "Réapprovisionnement"), soit simplement en utilisant les mêmes quantités que le bon de commande (Bouton "Créer un ordre d'achat"):
Vous pouvez également transférer des produits d'un lieu de stockage vers un autre en cliquant sur "Créer un mouvement de stock".
Vous trouverez plus d'informations dans cet article sur le réapprovisionnement à partir d'un bon de commande.
Le statut du bon de commande
Le statut d'un bon de commande peut être "Actif", "Terminé manuellement", "Terminé automatiquement" ou "Annulé". Juste après sa création, le statut du bon de commande est "Actif".
Il sera "Terminé automatiquement" après que ces conditions soient remplies:
- Tous les produits du bon de commande sont dans un ou plusieurs bons de livraison, et le statut du ou des bons de livraison est "Livré"
- Tous les produits du bon de commande sont livrés
- Toutes les factures du bon de commande sont "payées"
Le statut du bon de commande sera alors "Terminé automatiquement" :
Le statut "Terminé manuellement" s'affichera si vous cliquez sur "Commande terminée" à partir du bouton "Actions"). Cela peut être utilisé si vous n'avez pas l'intention d'expédier tous les produits du bon de commande mais que vous souhaitez néanmoins fermer le bon de commande manuellement. Dans ce cas, votre stock disponible augmentera en fonction du nombre de produits restants dans le bon de commande et non inclus dans des bons de livraison.
Important: Une fois le bon de commande terminée manuellement, il ne sera plus possible de faire des bons de livraison, des factures ou d'ajouter des paiements dans les factures correspondantes.
Vous pouvez toujours réouvrir le bon de commande en cliquant sur "Réactiver le bon de commande".
Pour annuler un bon de commande, cliquez sur "Annuler le bon de commande".
Le tableau de bord des bons de commande
Après avoir cliqué sur le menu "Bons de commande", vous verrez la liste de vos bons de commande, ainsi que leur statut :
Pour chaque bon de commande, vous avez le statut détaillé pour chaque étape. Placez la souris sur les indicateurs de progrès pour avoir plus de détails.
Alloué : Les produits qui sont dans des bons de livraisons
Expédié : Les produits qui sont dans des bons de livraisons dont le statut est Expédié
Livré : Les produits qui sont dans des bons de livraisons dont le statut est Livré
Facturé : Les produits facturés
Payé : Les produits payés
Bien entendu, vous pouvez filtrer vos bons de commande par statut, client, date, ...
Pour plus d'informations sur les filtres, veuillez vous référer à cet article : Filtres
Retours produits, avoirs et remboursements
Vous pouvez créer un retour produit directement à partir du bon de commande. De là, vous pourrez ensuite générer un avoir (note de crédit) ou un remboursement. L'option "Créer un Retour produit" apparaitra dès qu'un bon de livraison au moins a le statut "Livré".
Plus d'informations sur les retours, avoirs (ou notes de crédit) et remboursements dans cet article.
Dupliquer un bon de commande
Vous pouvez dupliquer un bon de commande si vous souhaitez en créer un identique. Ouvrez simplement le bon de commande à copier puis cliquez sur "Dupliquer" :
