Dans cette section vous trouverez toutes les informations utiles pour mettre à jour vos prix, vos niveaux de stock mais aussi vos produits et vos contacts à partir de feuille de calculs (CSV ou Excel).

TABLE DES MATIÈRES

• Prérequis
• Les étapes d'une mise à jour
• Exporter le fichier
• Editer le fichier
• Réimporter le fichier
• Les messages d'erreurs

Prérequis

Certaines informations ne peuvent pas être créées via une mise à jour. C'est notamment le cas des devises, niveaux de prix et lieux de stockage. Avant de commencer votre mise à jour nous vous invitons à créer/modifier vos devises, niveaux de prix et lieux de stockage.

Attention: Les fichiers de plus de 10000 lignes doivent être téléchargés en plusieurs fois. Si vous avez beaucoup de lignes, nous vous recommandons de filtrer les exports par tags, niveaux de prix, fournisseur, etc, afin d'éviter d'avoir des fichiers de moins de 10000 lignes.

Il est possible de mettre à jour:

- les produits à partir d'un export des produits (page produits)

- les clients à partir d'un export des produits (page clients)

- les fournisseurs à partir d'un export des produits (page fournisseurs)

- les stocks à partir d'un export dans la page mise à jour des stocks

- les prix à partir d'un export dans la page mise à jour des prix

Les étapes d'une mise à jour

Suivez ces trois étapes simples afin d’effectuer une mise à jour:

1) Exporter le fichier

2) Éditer le fichier

3) Réimporter le fichier dans erplain.

Exporter le fichier

Exporter des données peut se faire lorsque le bouton d'export est visible:


Par exemple, si vous souhaitez exporter vos niveaux de stock, allez dans Stocks > Niveau de stock > bouton export. Pour exporter vos prix, allez dans Produits > Mise à jour des prix > bouton export.

Pour plus d'information sur les exports, nous vous invitons à consulter cet article.

Editer le fichier

Attention: Afin d'éviter une mise en forme corrompue (problème d'affichage dans votre fichier) choisissez le tableur recommandé pour modifier votre fichier selon le format d'exportation.

Pour les fichiers CSV, nous vous recommandons d'utiliser Google Sheets, Libre office ou Open office. Pour les fichier XLSX, nous recommandons Microsoft Excel uniquement.

Pour savoir comment ouvrir et enregistrer un fichier Google Sheets nous vous invitons à suivre cette vidéo:

Une erreur s'est produite? Essayez de regarder cette vidéo sur www.youtube.com, ou activez JavaScript dans votre navigateur si ce n'est pas déjà le cas.

Qu'il s'agisse d'une mise à jour des prix, des stocks, des produits ou des contacts, les règles à appliquer lors de l'édition du fichier sont les mêmes. Voici les choses à faire et à ne pas faire dans votre fichier.

À faire (dans les colonnes modifiables*):

• Remplacer une donnée

Exemple: Je peux changer la quantité de stock réel de mon produit.

• Supprimer une donnée

Exemple: Je peux retirer des tags.

• Ajouter une donnée

Exemple: Je peux ajouter un coût initial à mes produits.


À ne pas faire:

• Modifier le format du fichier

Exemple: Je dois conserver l'ordre et le nom des colonnes, le format du fichier, etc.

• Ajouter/Supprimer des lignes

Exemple : Je ne peux pas ajouter un produit ni supprimer un fournisseur.

• Effectuer des modifications dans la première colonne "id"

La colonne "Disponible" ne peut pas être modifiée directement lors de la mise à jour des stocks. Seule la colonne "Réel" est modifiable. La colonne "Disponible" est recalculée automatiquement en fonction des stocks réels et des quantités réservées.

Pour les produits avec numéros de lots, il n’est pas possible de mettre à jour les stocks directement via un fichier. Vous devez effectuer des entrées ou sorties de stock pour ajuster leurs niveaux.

Réimporter le fichier

Une fois le fichier modifié, vous pouvez le réimporter dans erplain depuis le Menu Paramètres > Importer des données > Sélectionner le [type de données] > Sélectionner le fichier > Mettre à jour [type de données].

Attention: Une fois le fichier choisi, veillez à bien cliquer sur "Mettre à jour [type de données]" et non "Importer [type de données]".

Les messages d'erreurs

Lorsqu’une erreur est repérée dans le fichier, erplain bloque l’import et affiche un message d’erreur vous indiquant l’erreur à corriger.

Exemple avec une colonne manquante dans le fichier: