Dans cette section, vous retrouverez toutes les informations utiles pour importer vos nouveaux produits via votre fichier d'import produit :
TABLE DES MATIÈRES
- Prérequis
- Astuces pour nouveaux utilisateurs
- Télécharger le modèle
- Ouvrir le modèle (pour les fichier CSV uniquement)
- Comprendre la logique du modèle
- Importer mon fichier dans erplain
- Les message d'erreurs
- Importer des produits avec plusieurs intégrations cumulées
Prérequis
Les lieux de stockage ne peuvent être importés. Nous vous invitons à créer/modifier vos lieux de stockage au préalable dans erplain. Dans un second temps, vous pourrez renseignez le modèle d'import avec les lieux de stockage existants.
Astuces pour nouveaux utilisateurs
Pour votre premier import de produits nous vous conseillons de créer quelques produits manuellement au préalable. Créer un produit manuellement est facile et intuitif. Cette première étape vous permettra de vous familiariser avec les champs à remplir dans erplain, que vous retrouverez en noms de colonne dans le fichier modèle.
Note : Faire des erreurs de saisie lors de son premier import est une chose assez fréquente.
Pour votre première fois, nous vous suggérons de commencer par un import simple à corriger, avec trois produits maximum. Ainsi, si vous faites des erreurs, votre fichier sera bien plus simple à corriger.
Important : Importer des produits ne supprimera pas les produits déjà enregistrés dans erplain.
Télécharger le modèle
Importer des produits se fait directement depuis le Menu Paramètres > Importer des données, grâce au fichier "import-produit-modèle disponible au format CSV et XLSX via les liens.
Depuis la page "importer des données", sélectionner “Produits” puis cliquer sur “CSV” ou "EXCEL" pour télécharger le modèle.
Ouvrir le modèle (pour les fichier CSV uniquement)
(Si vous choisissez d'importer vos clients en utilisant le format XLSX, vous pouvez sauter cette étape)
Une fois le téléchargement terminé, ouvrir le fichier "import-produit-modèle.csv" avec Google Sheets. Pour savoir comment ouvrir et enregistrer un fichier Google Sheets nous vous invitons à suivre cette vidéo :
Attention : Excel, Numbers ainsi qu’une grande majorité de tableurs ne gèrent pas le format .csv conformément aux standards et risquent de corrompre votre fichier. Nous vous invitons à employer systématiquement Google Sheets pour vos imports.
Comprendre la logique du modèle
IMPORTANT: Le fichier "import-produit-modèle" est un modèle de fichier destiné à l’import de vos produits. Il est à la fois votre exemple, puis une fois personnalisé, votre document final. Son format n’est pas modifiable.
La logique de ce document repose sur quatre éléments :
Les valeurs 1 et 0 : Dans les colonnes "Taxable" et "Suivre l'inventaire", 1 et 0 signifient respectivement OUI et NON. Par exemple, pour un produit NON-taxable, nous indiquerons “0” dans la cellule correspondante.
Important : Dans les colonnes "Taxable" et "Suivre l'inventaire", les cellules ne doivent pas rester vide.
Les produits sans variante : Un produit sans variante est systématiquement représenté sur une ligne unique. Un produit sans variante est rattaché à un SKU principal et un Nom unique. Il n'est rattaché à aucune option ou attribut
Les produits avec variantes : Un produit avec variantes est représenté par autant de lignes qu'il existe de combinaisons entre ses attributs (taille, couleur). Les variantes sont rattachées au Nom du produit, agissant comme leur maître. Sur la première ligne, on retrouve toutes les informations communes à chaque variante (Nom du produit, SKU principal, Nom de fournisseur, Nom de marque, Tags, Saisons, Descriptions). Pour information, il est inutile de répéter pour chaque ligne de variante ces informations communes. En revanche, certaines informations sont personnalisables au niveau de la variante (poids, emplacement, quantité, etc).
Taxe : Dans la colonne "taxe par défaut", la mention "TVA" est le nom de la taxe, à ne pas confondre avec l’abréviation de la taxe.
Lieu de stockage : Dans la colonne "lieu de stockage", la mention "emplacement principal" est le lieu de stockage par défaut, créé à l’ouverture de votre compte par erplain.
Importer mon fichier dans erplain
Une fois le fichier modifié puis enregistré depuis Google Sheets (revoir la vidéo), vous pouvez le réimporter dans erplain depuis le Menu Paramètres > Importer des données > Choisir le fichier > Importer des produits
Attention : Une fois le fichier choisi, veillez à bien cliquer sur "Importer des produits" et non "Mettre à jours les produits".
Les message d'erreurs
Lorsque une erreur est repérée dans le fichier, erplain bloque l’import et affiche un message d’erreur, vous indiquant l’erreur à corriger.
Exemple avec une cellule vide dans la colonne "taxable".
Importer des produits avec plusieurs intégrations cumulées
Afin d'éviter tout doublon ou problème de transmission de données, il est important de prendre en compte la direction de l'afflux des données si vous travaillez avec plusieurs logiciels intégrés à Erplain.
Par exemple, si vous travaillez avec Erplain, Shopify et Pennylane, les informations partent de Shopify, arrivent dans Erplain avant de retomber dans Pennylane. Dans ce contexte, il faut donc couper la connexion directe entre Shopify et Pennylane puisque Erplain fait office d'intermédiaire au niveau des informations.
De plus, il est important de ne faire la synchronisation que via un seul logiciel si vous avez votre catalogue produits sur plusieurs logiciels différents afin de ne pas troubler l'importation des données. Par la suite, un mapping manuel des informations entre les logiciels restants et Erplain permettra de faire transiter les informations sans encombres.
Pour plus d'information sur l'import de vos produits, clients et fournisseurs dans erplain, veuillez cliquez ici.