Le workflow de vente est très flexible sur erplain. Vous pouvez commencer le processus de vente en créant l'un des documents suivants :
1.Devis (ou estimation)
2. Bons de commande
3. Factures
Pour plus d'informations, veuillez-vous reporter à l'article sur le workflow de vente.
Pour créer un Devis, allez dans le Menu Ventes > Devis :
Cliquez ensuite sur "Créer" :
Il est recommandé de commencer par sélectionner le client car erplain affichera automatiquement les valeurs par défaut (adresse, niveau de prix, devise, lieu de stockage,...) de ce client :
Si vous devez créer un nouveau client, cliquez sur le bouton + :
Le numéro du document sera automatiquement renseigné. Vous pouvez laisser la valeur par défaut ou la personnaliser : erplain générera le numéro suivant en utilisant le même format. Par exemple, si vous saisissez "D00-ABC1", le suivant sera "D00-ABC2".
Remplissez les informations dont vous avez besoin pour créer cette transaction.
Le champ Référence externe est généralement utilisé pour le numéro de bon de commande fournisseur, mais peut être utilisé à d'autres fins pour identifier cette transaction.
La saison est une autre façon de catégoriser les transactions, habituellement utilisée pour faire référence à une période.
Le gestionnaire de compte peut être utilisé pour suivre les ventes de votre équipe de vente.
Habituellement utilisé pour les ventes B2C, cochez l'option "Inclure les taxes dans les prix unitaires" si vous souhaitez que les taxes soient incluses dans le prix du produit.
Ajout de produits au devis :
Suivant : Ajoutez les produits à la transaction :
Vous pouvez trouver des instructions détaillées pour ajouter des produits dans cet article.
Notes - Conditions générales de vente - Fichiers joints
Vous pouvez ensuite ajouter des notes pour vos clients, mettre à jour les conditions générales de vente, ajouter des notes internes pour vous et votre équipe. Vous pouvez aussi joindre des fichiers pour référence ultérieure.
Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé de créer le devis.
Workflow de vente et mise à jour du stock
Après avoir créé un devis, vous pouvez continuer le workflow de vente en créant un bon de commande ou une facture. Cliquez sur les boutons Bon de commande ou Facture :
Le devis ne met pas à jour votre stock. Le niveau de stock ne sera mis à jour qu'une fois que vous aurez créé un bon de commande ou une facture.
Pour plus d'informations sur le workflow des ventes et la mise à jour de l'inventaire, veuillez vous référer à cet article : workflow des ventes.
Le statut des devis
Après sa création, le statut du devis est "En attente". Vous pouvez également modifier le statut du devis une fois que vous avez reçu une réponse de votre client. Refusez-le en cliquant sur 'Rejeter le devis' et acceptez-le en cliquant sur "Accepter le devis". Le statut du devis sera automatiquement mis à jour en "Accepté et transformé" si vous créez un bon de commande ou une facture à partir du devis.
PDF et e-mail
Une fois que vous avez enregistré le devis, vous pouvez générer un document PDF en cliquant sur PDF :
Vous pouvez ensuite l'envoyer par email directement depuis erplain en cliquant sur le bouton Action puis 'Envoyer par email' :
Vous pouvez créer des modèles (templates) d'e-mails pour éviter de ressaisir les mêmes informations à chaque fois. Vous pouvez trouver plus d'informations sur cette page : Templates d'e-mails.
Vous pouvez modifier vos paramètres PDF dans le menu Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Paramètres PDF. Plus d'informations dans cet article : Paramètres PDF.
Le tableau de bord Devis
Une fois que vous aurez cliqué sur le Menu Devis, vous verrez la liste de vos Devis :
Bien entendu, vous pouvez filtrer vos Devis par statut, client, date, ...
Pour plus d'informations sur les filtres, veuillez vous référer à cet article : Filtres
Dupliquer
Vous pouvez dupliquer vos devis, cela vous évite de ressaisir les mêmes informations. Ouvrez simplement n'importe quel devis, cliquez sur le bouton Actions et "Dupliquer":
