L'ordre d'achat est le document que vous créez lorsque vous souhaitez passer commande auprès de vos fournisseurs.
Pour créer un devis, allez dans le menu "Stocks" > "Ordres d'achats" :
Cliquez ensuite sur "Créer" :
Nous vous conseillons de toujours commencer par sélectionner le fournisseur car erplain remplira automatiquement les valeurs par défaut pour ce contact (adresse, devise, taxes, etc.)
Ensuite, ajoutez les produits à commander à l'ordre d'achat. Reportez-vous au tutoriel sur l'ajout de produits si vous avez besoin d’aide: Ajout de produits dans vos transactions.
Vous pouvez ensuite ajouter des notes pour le fournisseur, ainsi que des notes internes pour vous et votre équipe ou encore joindre des fichiers pour référence ultérieure.
PDF et e-mail
Une fois l'ordre d'achat enregistré, vous pouvez générer un document PDF en cliquant sur PDF :
Vous pouvez également l'envoyer par e-mail directement depuis erplain en cliquant sur "Envoyer par e-mail" :
Pour modifier les informations qui seront incluses dans vos PDF, naviguez dans le menu "Paramètres" > "Réglages PDF". Plus d'informations dans l'article sur les réglages PDF.
Gestion des stocks
Créer un ordre d'achat ne change pas votre stock. Le stock sera mis à jour lorsque vous recevez les produits. Dès que vous recevez les produits, allez dans l'ordre d'achat et cliquez simplement sur "Recevoir les produits". Cela va générer un document appelé "Livraison d'achat" :
Avant que le stock ne soit reçu, les quantités seront ajoutées dans le stock à venir, et deviendra disponible après la création de la livraison d'achat.
Pour plus d'informations, veuillez-vous reporter à l’article sur les livraisons.
Le coût des produits
Lorsque vous ajoutez des produits en stock à partir de l'ordre d'achat, erplain prendra le coût enregistré dans le document Livraison d'achat (créé à partir de l'ordre d'achat) pour calculer le CUMP (Coût Unitaire Moyen Pondéré). Le calcul de la valorisation des stocks se fait seulement sur les produits reçus en stock.
Plus d'informations sur le coût dans l'article sur la valorisation des stocks.
Le statut de l'ordre d'achat
Une fois que tous les produits ont été inclus dans une ou plusieurs livraisons, le statut de l'ordre d'achat changera à "Terminé automatiquement".
Tant que vous n'avez pas reçu tous les produits de l'ordre d'achat ou que vous n'avez pas terminé manuellement l'ordre d'achat, le statut de celui-ci restera "Actif". Pour terminer un ordre achat manuellement, cliquez sur "Ordre d'achat terminé". Tous les produits qui n'ont pas été reçus et donc pas inclus dans une livraison seront enlevés des quantités à venir et ne seront pas ajoutés au stock disponible. Le statut sera "Terminé manuellement".
Si vous recevez seulement une partie des produits, le statut sera "Partiellement livré".
Si vous annulez l'ordre d'achat, le statut sera "Annulé".
Le tableau de bord des ordres d'achat
Après avoir cliqué sur le menu "Ordres d'achat", vous verrez la liste de vos ordres d'achat et leur statut :
Vous pouvez bien sûr filtrer vos devis selon le statut, fournisseur, date, etc.,
Pour plus d'informations sur l'utilisation des filtres, reportez-vous à cet article.
Vos clients dans les ordres d'achat
Il est possible d'ajouter un nom de client pour chaque produit. Cela vous permet de faire le lien entre vos commandes et vos produits. Vous pouvez sélectionner le client pour toute la commande ou pour chaque produit.
Pour l'ordre d'achat :
Pour chaque produit :
Vous pouvez copier le client de la ligne précédente en cliquant sur ce bouton:
S'il s'agit d'une livraison directe au client (Drop shipping), et si vous avez associé un client au premier produit, ce bouton utilisera le nom du client en haut du formulaire de l'ordre d'achat.
Dupliquer un ordre d'achat
Vous pouvez dupliquer un ordre d'achat si vous souhaitez en créer un identique. Ouvrez simplement l'ordre d'achat à copier puis cliquez sur le bouton Action et "Dupliquer" :
