Une fois la connexion entre erplain et QuickBooks Online faite, vous devez régler les paramètres de l'intégration. Allez dans le menu "Applications" et cliquez sur le bouton "Configurez QuickBooks Online" :
Les paramètres sont répartis dans plusieurs catégories:
Lieux de stockage
Plusieurs lieux de stockage peuvent être gérés sur erplain. Sélectionnez le lieu de stockage qui sera synchronisé avec QuickBooks. À savoir :
- Lors de la synchronisation du stock depuis erplain, nous additionnons la somme de vos stocks de tous vos lieux de stockage.
- Quand un ajustement de stock est effectué sur QuickBooks, erplain ajustera le stock dans le lieu de stockage sélectionné ici :
Si vous avez des lieux enregistrés dans QuickBooks pour faire des rapports, vous pouvez faire la correspondance avec les lieux de stockage erplain à partir de l'onglet Lieux de stockage :
Lorsque vous enregistrez une facture ou un ordre d'achat, erplain enverra le nom du lieu de stockage dans le lieu de QuickBooks. Il n'y a pas de synchronisation de QuickBooks vers erplain pour les lieux.
Produits
- Niveau de prix
Plusieurs niveaux de prix peuvent être utilisés sur erplain. Choisissez le niveau de prix que vous souhaitez synchroniser avec QuickBooks :
- Synchronisation des produits
Pour l'import et l'export des produits avec QuickBooks Online, veuillez consulter cette page.
Clients et Fournisseurs
Vous pouvez importer vos clients et fournisseurs de QuickBooks vers erplain en cliquant sur le bouton ci-dessous.
À chaque fois que vous envoyez une facture ou un ordre d'achat d'erplain vers QuickBooks, le client ou le fournisseur sera automatiquement créé dans QuickBooks s'il n'est pas déjà synchronisé. Une fois la synchronisation effectuée pour un client ou un fournisseur, chaque modification apportée d'un côté sera automatiquement synchronisée de l'autre côté.
Pour plus d'information sur l'import des clients, veuillez consulter cette page.
Pour plus d'information sur l'import des fournisseurs, veuillez consulter cette page.
Synchronisation des comptes du grand livre
Liez vos comptes du grand livre de QuickBooks à erplain. Nous avons attribué un compte par défaut lorsque cela était possible. Veuillez vérifier chacun d'eux :
Vous pouvez également associer ou modifier les comptes associés à chaque produit dans le profil produit ou directement dans QuickBooks :
Plus d'informations dans l'article dédié à la synchronisation des comptes du grand livre avec QuickBooks.
Synchronisation des taxes
Vous pouvez créer automatiquement une nouvelle taxe sur erplain depuis les taxes existantes sur QuickBooks. La création d’une taxe groupant plusieurs taxes créera automatiquement les sous-taxes correspondantes.
La colonne de gauche liste toutes les taxes que vous avez créées sur erplain, et celle de droite liste les taxes de votre compte QuickBooks. Vous devez sélectionner le code taxe depuis Quickbooks. Liez ensuite chaque taxe erplain avec la taxe correspondante de QuickBooks Online :
Liaison des moyens de paiements
Il est possible de lier vos moyens de paiement erplain avec vos modes de paiement et comptes QuickBooks (en plus de la synchronisation des comptes du grand livre). Vous pouvez trouver les instructions dans cette page.
Synchronisation des documents
Choisissez si vous souhaitez envoyer automatiquement les documents (factures, avoirs, remboursements et ordres d’achat) vers QuickBooks lors de leur création sur erplain. Si vous ne cochez pas cette option, vous pourrez envoyer manuellement vos transactions vers QuickBooks en cliquant sur le bouton "Envoyer vers QuickBooks" qui se trouve dans la facture, achats,...
La sélection de la date de début de la synchronisation est facultative. Cette option n'est utilisée que si vous avez utilisé erplain et créé des transactions avant de vous connecter à QuickBooks.
Synchronisation des Champs personnalisés
Cette option s'affichera seulement si vous avez créé des champs personnalisés sur QuickBooks.
Gestionnaires de comptes
Si vous avez créé un champ personnalisé dans QuickBooks pour votre équipe de vente (gestionnaires de comptes, agents, représentants des ventes...), vous pouvez le synchroniser avec le champ gestionnaires de comptes sur erplain.
Références externes
Si vous avez créé un champ personnalisé dans QuickBooks pour vos numéros d'ordres d'achat par exemple, vous pouvez le synchroniser avec le champ référence externe sur erplain.
Numéros de bon de commande
Les factures clients envoyées sur QuickBooks peuvent intégrer le numéro des bons de commande à partir duquel elles ont été générées. Cela permet un meilleur suivi depuis QuickBooks et répond à des exigences légales pour certains pays.
Pour créer un champ personnalisé sur QuickBooks Online, allez dans "Paramètres de l'entreprise" > "Ventes" :
Connexion
Dans cette section, vous pouvez déconnecter erplain de votre compte QuickBooks.
IMPORTANT - Connecter Erplain à un nouveau compte QuickBooks
Déconnecter votre compte Erplain de QuickBooks pour vous connecter à un nouveau compte QuickBooks n'est pas prise en charge. Nous vous recommandons soit :
1. D'ouvrir un nouveau compte Erplain pour le nouveau compte QuickBooks ou
2. De supprimer toutes les données de votre compte avant de connecter Erplain à votre nouveau compte QuickBooks.
Une fois que vous connectez erplain à QuickBooks, vos produits sont liés, vos factures sont liées et vos clients sont liés. Vous rencontreriez de nombreux problèmes de stock en vous connectant à un nouveau compte QuickBooks.